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许朝雯:CFO也能做好信息化

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来源: 作者: 2019-10-09 15:00:12

许朝雯,对外经济贸易大学对外贸易专业毕业,现任山西至正实业有限公司财务总监,拥有22年外贸企业财务管理经验。2005年组织与实施公司ERP项目,2012年组建公司OA项目组完成OA系统的建设。坚信创新、高效、执行的理念,推动公司信息化建设以配合管理落地的最终实现。

很多企业,可能对IT的需求没有强烈到需要供养专门的团队来支撑,但没有CIO并不妨碍企业信息化的脚步。因为,这样的企业,也通常会有那么一个人,能够跨界担当CIO的角色。山西至正实业有限公司财务总监许朝雯就是其中一位。

至正实业CFO许朝雯

信息化的本质:链条式财务管理

财务管理的筹划与落实如果不把握在前端与过程之中,报表是马后炮,贻误决策,甚至是自欺欺人。——山西至正实业CFO许朝雯

“需求产生要求,要求引导进步,进步推动发展”,这是许朝雯在2004年度工作述职中谈到工作思路最大改变时所说的一句感想,至今她依然记得,她说这句话代表了至正实业信息化需求的破土,也开启了她10年信息化实践。

2004年,许朝雯已经开始投入到ERP系统的选型实施工作。用她的话说,在当年、在山西这个环境、在公司的规模,近百万的投资确实不小,也不如建设厂房规划生产基地来得直观,但10年前,企业财务需求也同样迫切的。“我经历过手工记账时代,当年所在的一个年销售3000万美元的企业,仅账务处理的会计就有10个,还不要说当时根本谈不上前端和后端数据,也忙得团团转。财务软件普及确实解决了记账式会计的人力,而链条式、管道式的管理要求已经不是财务软件所能解决的。”

而谈起信息化对财务管理的诸多好处,许朝雯在言语中透露着十足肯定——信息化从单纯的财务处理角度是一个利润的冲减项,与财务的产出似乎关系不大。但财务问题很多出现在不规范、不精准、粗糙、跑冒滴漏,随处可见,不可小觑却难以治理。信息化设计的本质首先解决了这些,我所期待的前端带动后端、后端诊断前端的链条式或管道式管理、或者说财务管理的后馈转前馈的理想目标也终将借助而得以实现。

如果把工作过程比喻为一条循环的管道,管道的入口合理,管道阀门的闭合有效,管道的出口规范,就有理由相信业务流乃至工作流会在这条畅通的管道内按照既定的方式和要求走下去。这是许朝雯对链条式管理的解读。

ERP理顺了业务流,OA理顺了工作流

泛微软件中绩效管理模块中的上下游设置的理念,一个环节承上启下,需要上游的结果,也要考虑对下游的影响。这是带动和诊断的概念。——至正实业CFO许朝雯

对SAP和泛微OA系统,许朝雯毫不吝啬夸赞之词。“目前运行的SAP系统整合管理了我们业务流的全过程,对财务有非常大的意义和作用。最显而易见的就是实时性,因为已经切入了业务的主要环节,业务实现即财务结果生成,各种报表和分析同步生成,这在手工账务和财务软件时代是不可想象的,由于我们异于其他企业的及时性,对外管理的配合度很高,这种财务结果的实时性为我们赢得了肯定与机会。而泛微OA的触角几乎伸到了每一个角落,每一个操作背后都是明确的管理意图和要求,对于财务管理的最大意义在于过程与记录,可以说是弥补了纯业务流角度的不足与空隙;两个系统的有机结合,实现了关键数据的互动与流通。”

在许朝雯看来,ERP和OA就好像是至正实业信息化的左膀右臂——ERP理顺了业务流,解决了从销售机会到机会转化的全过程直至客户服务;效率的提升也是显而易见,也许原来一个业务助理服务一个业务员,现在一个助理轻松服务多个业务员。OA理顺了工作流:不仅仅实现了无纸化的表象,更重要的实现了业务流在工作流之间的转化,翔实客观地进行反映与追踪,也解决了部门之间、岗位之间以及接缝之间的问题;我想核心的价值还是体现在有序上,事情有头有尾,有理有据。

CFO如何做好信息化?

靠系统能够真实地带给大家的,便利也好、价值也罢,总之这是一个过程。但克服这一过程还是在于你的质量保证和持续改进,这是通用的道理,犹如一个品牌。——至正实业CFO许朝雯

对CFO是否适合做信息化这个问题,许朝雯的答复理性而坦然。在她看来,在企业信息化初期CFO牵头一定意义上是对的,再传统的财务数据也是要求明确、规范的,是一套有标准和成熟的体系,所以,很多CFO牵头信息化是继财务软件后的能够进入财务全面管理的一条通途。因为财务体系本身就是服务于业务、服务于企业发展的非常成熟的体系,再传统的财务数据也是要求明确、规范的,是一套有标准和成熟的体系,所以CFO牵头的IT导向性很强,结果性很强,适用性也很强。但随着信息化的深入,承担这个角色的人无论是什么O,这个岗位的要求是一样的:把控全局与资源整合、组织能力与判断能力。我相信永远没有“大拿”只有“团队”。

当然,CFO要想做好信息化,同样逃不开风险控制这个信息化的必修课。许朝雯说,风险管控也是一个项目管理的内容,从选型到实施再到推广都需要风险管控。“产品选型关乎未来的方向性指导,至关重要, SAP和泛微的选择是风险管控的第一步。第二应该是在实施过程中严格地采用了项目管理的思路和方式进行,良好的过程一定会保证正确的结果。翻看我们的历史文件夹,可以看到细致的实施建议、完整的策划记录、严谨的需求分析、任务分配、规则定义、模板设计、模拟题库甚至考试记录、上线的数据准备以及实施文档的全过程。最后应该是上线后的跟踪,当时系统与手工的并行是最大的危险,而习惯很难改变,我理解为这是对系统的信任程度不够,所以在之后系统运行质量的监控和优化改进变成上线后的重中之重。”

后记:

在外贸企业,财务管理的价值不言而喻,但能够把信息化方法如此深入到财务管理乃至公司管理层面的CFO却并不多见。在许朝雯的概念里,财务与业务、管理本身就是一体的,也因此,才造就了这样一位成功的信息化的推动者。在信息化这条路上,许朝雯走了10年,一如她所说的那样,“努力做自己能够去做的,不要犯懒”,这样才能争取到理解换来支持,对公司对家人是一样的。而这也许就是她为人处事大智慧之所在。

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